Administrative Manager

Hope Builder’s Inc. is in search of a perceptive and accountable Administrative Manager who will develop, review, and improve policies, systems, and procedures. This role also ensures the office operates smoothly and efficiently. You will also assist in developing and enforcing budgets, delegating tasks and tracking progress on projects, and planning and organizing a calendar of events, which may include training sessions, interviews, new hire orientations, and policy or procedure updates. You will work to build our public relations and social media profiles. You will work with clients, doing home assessments, scheduling of projects, follow up and data input.
 
Requirement: Applicants must be bilingual English/Spanish possessing excellent writing, reading, verbal and comprehension skills. Send a letter of interest with your resume to d.hendricks@hopebuildersinc.org
 
Duties include but are not limited to:
Supervising day-to-day operations of the administrative department and staff members.
Serving as CEO’s assistant and liaison when necessary.
Training, and evaluating employees, taking corrective action when necessary.
Ensuring weekly subcontractor payroll is calculated properly and checks are delivered.
Depositing checks and resolving bank discrepancies as assigned.
Organizing employee records, working with sensitive data, enforcing confidentiality
Developing, reviewing, and improving administrative systems, policies, and procedures
Ensuring office is stocked with necessary supplies and all equipment is working and properly
maintained.
Troubleshooting IT issues and brainstorming solutions
Providing petty cash for needed items and gas, when requested.
Planning, scheduling, and promoting office events, including meetings, conferences, interviews,
orientations, volunteers and training sessions.
Creating flyers and marketing materials that promote Hope Builder’s mission, needs, events and
achievements.
Collaborating with other staff members to ensure volunteer materials and processes are
developed and adhered to.
Utilize various media outlets to maintain agency presence.
Collecting, organizing, and storing information using computers and filing systems.
Overseeing special projects and tracking progress towards company goals.
Traveling to special meetings.
Writing and speaking on behalf of CEO and executive leadership (ie:blogs, op/eds, letters).
Attending events and meetings on behalf of CEO
Ensuring Hope Builder’s values are incorporated in materials/web and rolled out effectively
among team.
Giving orientations and debriefs.
Use of management software including SalesForce, Formstack, Google documents and classy.
Building partnerships with local businesses, community organizations and US based businesses
and community organizations.
Building new and expanding existing skills by engaging in educational opportunities.


Gerente administrativo

Hope Builder’s Inc. está buscando un Gerente Administrativo perceptivo y responsable que desarrolle, revise y mejore las políticas, los sistemas y los procedimientos. Esta función también garantiza que la oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. También ayudará a desarrollar e implementar presupuestos, delegar tareas y rastrear el progreso de los proyectos, y planificar y organizar un calendario de eventos, que puede incluir sesiones de capacitación, entrevistas, nuevas orientaciones de contratación y actualizaciones de políticas o procedimientos. Trabajarás para construir nuestros perfiles de relaciones públicas y redes sociales. Trabajará con los clientes, hará evaluaciones en el hogar, programará proyectos, hará un seguimiento e ingresará datos.

Requisito: los solicitantes deben ser bilingües inglés / español con excelentes habilidades de escritura, lectura, verbal y comprensión. Envíe una carta de interés con su currículum a d.hendricks@hopebuildersinc.org

Los deberes incluyen pero no se limitan a:
Supervisar las operaciones diarias del departamento administrativo y los miembros del personal.
Servir como asistente y enlace del CEO cuando sea necesario.
Capacitar y evaluar a los empleados, tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
Asegurar que la nómina semanal del subcontratista se calcule correctamente y se entreguen los cheques.
Depositar cheques y resolver discrepancias bancarias según lo asignado.
Organizar registros de empleados, trabajar con datos confidenciales, hacer cumplir la confidencialidad
Desarrollar, revisar y mejorar los sistemas administrativos, políticas y procedimientos.
Asegurarse de que la oficina esté abastecida con los suministros necesarios y que todo el equipo esté funcionando correctamente
mantenido.
Solución de problemas de TI y soluciones de lluvia de ideas
Proporcionar efectivo para los artículos y gas necesarios, cuando se solicite.
Planificación, programación y promoción de eventos de oficina, incluidas reuniones, conferencias, entrevistas,
orientaciones, voluntariado y sesiones de entrenamiento.
Creación de folletos y materiales de marketing que promueven la misión, las necesidades, los eventos y los eventos de Hope Builder.
logros
Colaborar con otros miembros del personal para asegurar que los materiales y procesos voluntarios sean
desarrollado y cumplido.
Utilice varios medios de comunicación para mantener la presencia de la agencia.
Recopilar, organizar y almacenar información utilizando computadoras y sistemas de archivo.
Supervisión de proyectos especiales y seguimiento del progreso hacia los objetivos de la empresa.
Viajando a reuniones especiales.
Escribir y hablar en nombre del CEO y el liderazgo ejecutivo (es decir: blogs, op / eds, cartas).
Asistir a eventos y reuniones en nombre del CEO
Asegurar que los valores de Hope Builder se incorporen a los materiales / web y se implementen de manera efectiva
entre equipo.
Dando orientaciones y preguntas.
Uso de software de gestión que incluye SalesForce, Formstack, documentos de Google y con clase.
Establecer alianzas con empresas locales, organizaciones comunitarias y empresas con sede en los Estados Unidos
y organizaciones comunitarias.
Desarrollar habilidades nuevas y en expansión al participar en oportunidades educativas.


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